Analiza przedwdrożeniowa – kluczowy element projektu IT

 

Czym jest analiza przedwdrożeniowa

Analiza przedwdrożeniowa stanowi pierwszy i zarazem kluczowy element projektu – niezależnie czy dotyczy on migracji czy tworzenia sklepu od podstaw. Na bazie kilkudziesięciu wdrożeń, które koordynowaliśmy, możemy z całą stanowczością powiedzieć, że niezależnie od skali projektu, analiza jest wręcz obowiązkowym elementem. 

W trakcie prac wdrożeniowych niezwykle istotne jest rozumienie celów i oczekiwań dotyczących projektu. Analiza przedwdrożeniowa pozwala na ocenę potrzeb i wyzwań. Jej wynikiem jest raport, który daje możliwość planowania strategii, harmonogramu i kosztorysu projektu. 

W tym artykule piszemy o tym, dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest tak istotna, jakie elementy się na nią składają, jak podchodzimy do jej przeprowadzenia w zależności od specyfiki projektu. Celem tego artykułu jest zobrazowanie korzyści, jakie wynikają z przeprowadzenia analizy dla agencji wdrożeniowej, ale przede wszystkim dla właściciela sklepu internetowego. 

Analiza przedwdrożeniowa – elementy 

W kontekście analizy bardzo istotne jest odpowiednie rozplanowanie działań. Całość procesu dzielimy na sześć etapów:

Przygotowanie agendy warsztatów i przesłanie planu

Klient z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem otrzymuje plan na warsztaty (w których w wielu przypadkach uczestniczy wraz ze swoim wewnętrznym zespołem). Bardzo ważne jest to, by przygotować się na spotkanie warsztatowe, wiedzieć, jakie tematy będą poruszane, sporządzić listę pytań. Z punktu widzenia Analityka bardzo pomocne są wszelkiego rodzaju dokumenty czy briefy dotyczące projektu – jeśli takowe istnieją (i mogą zostać dostarczone), stanowią dodatkowe źródła wiedzy.

Warsztaty

Przeprowadzane są w formie offline lub online (w zależności od preferencji) i stanowią centralną część. Na warsztatach omawiane są wszelkie elementy związane z wdrożeniem, m.in.:

  • wymagane elementy funkcjonalne sklepu na frontend 
  • wymagane elementy funkcjonalne sklepu na backend
  • wymagane aplikacje 
  • procesy płatnicze i logistyczne 
  • wymagane integracje z systemami zewnętrznymi (w tym PIM, ERP, CRM) 
  • flow przepływu danych
  • cele i założenia biznesowe względem sklepu 

Na podstawie zebranych podczas warsztatów informacji, Analityk przystępuje do etapu trzeciego. Należy podkreślić, że zakres zawsztatów każdorazowy ustalany jest indywidualnie z wzięciem pod uwagę potrzeb klienta. 

Analiza własna

Bazując na wszelkich danych z warsztatów i sporządzonych notatek, Analityk opracowuje raport z analizy, bada wykonalność założeń projektu, weryfikuje potrzeby, szuka odpowiednich rozwiązań, tworzy strategię wdrożenia, plan, timeline i kosztorys. Podczas analizy własnej mogą pojawić się potrzeby kolejnych spotkań w celu sprecyzowanie konkretnych elementów projektu. 

Przygotowanie raportu

Opracowanie dokumenty podsumowującego analizę własną, w którym zawarte są wszystkie informacje o projekcie i plan działania to kolejny element. Analityk omawia raport i daje również czas na samodzielne zapoznanie się z jego wynikami i dostarczenie feedbacku.

Wprowadzenie zmian

Jeśli w trakcie weryfikacji całego planu wdrożenia i raportu pojawią się elementy, które ostatecznie będą wymagały modyfikacji, Analityk bada ich wykonalność i dostosowuje odpowiednio projekt 

Omówienie raportu

Ostateczny dokument raz jeszcze omawiamy jest z klientem, by podsumować wszystkie elementy.

Analiza przedwdrożeniowa

Analiza przedwdrożeniowa – migracja a nowy eCommerce

Zakres analizy różni się w zależności od tego, jakiego projektu dotyczy. Naturalnym jest, że każda analiza wygląda inaczej, ponieważ nie ma dwóch takich samych eCommerce. Natomiast możemy śmiało powiedzieć, że inaczej podchodzi się do analizy przedwdrożeniowej w przypadku migracji, a inaczej, gdy dotyczy ona budowania zupełnie nowego sklepu internetowego.

W przypadku migracji klient ma już pewne zaplecze, wie, co w jego e-biznesie mu przeszkadza, co się sprawdza, jakie systemu ma wdrożone. Co do zasady, ma w pewnym zakresie określoną wizję projeku (wizję, którą analityk weryfikuje i sprawdza pod kątem wykonalności). W takiej sytuacji analiza przedwdrożeniowa ma na celu w dużej mierzeni zebranie informacji o aktualnej strukturze, poznanie oczekiwań klienta i takie zaplanowanie wdrożenia, by z jednej strony odpowiednio zmigrować wszelkie dane, a z drugiej – dostarczyć wymagane funkcjonalności. O wadze analizy przedwdrożeniowej wspominaliśmy m.in. w artykule poświęconym migracji z Shopera do Shopify.

Gdy analiza dotyczy dopiero powstającego sklepu internetowego wielokrotnie podczas analizy klarują się potrzeby klienta – zdarza się, że dopiero w trakcie jej trwania definiowana jest wizja e-sklepu. Podczas takich warsztatów więcej uwagi poświęca się naszkicowaniu funkcjonalności, opierając się m.in. o benchmarki. 

Analiza przedwdrożeniowa – korzyści

Kluczową korzyścią wynikającą z przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej jest dogłębna weryfikacja założeń projektu i opracowanie planu działania. To dzięki analizie możliwe jest wyszczególnienie wszelkiego rodzaju zagrożeń i znaków zapytania, które mogą pojawić się w trakcie implementacji – to pozwala na maksymalne zredukowanie już w początkowej fazie ryzyk okołoprojektowych. Dzięki opracowanemu planu wdrożenia i jego timeline’u możliwe jest takie rozplanowanie plac, by spełnić czasowe i kosztowe założenia klienta.

Rolą analityka nie jest jedynie opracowanie planu wdrożenia i przygotowania specyfikacji projektu, ale również rozwianie wszelkich wątpliwości klienta na etapie warsztatów – dzięki dogłębnej wiedzy o systemie, na których sklep ma powstać, narzędziach zewnętrznych i wymaganych integracjach, klient otrzymuje komplet informacji. Pozyskuje on również wiedzę o zasobach, które będą wymagane po jego stronie, by projekt został wdrożony zgodnie z założeniami.

Niewątpliwą korzyścią analizy przedwdrożeniowej jest również to, że na jej podstawie opracowany zostaje kosztorys, dzięki któremy znane są ramy budżetowe projektu. Naturalntym jest, że projekt jest czymś zmiennym i w trakcie jego trwania mogą pojawić się nowe potrzeby, ale precyzyjnie przeprowadzona analiza pozwala na przewidzenie bardzo wielu kwestii i takie zaplanowanie kosztów wdrożenia, by zminimalizować ryzyko pojawienia się sytacji, gdy ten budżet jest przekraczany. 

Dzięki analizie przedwdrożeniowej klient podejmuje świadomą decyzję co do wybranej technologii, rozwiązań, integracji i aplikacji. 

Trudności analizy przedwdrożeniowej 

Bardzo ważna jest również świadomość pewnej zależności, tj. analiza przedwdrożeniowa a sukces projektu IT. W trakcie prac, analityk biznesowy bada wszystkie składowe projektu i tu niezwykle istotne są szczerość i otwartość drugiej strony. Ograniczenia budżetowe, nieprzekraczalny termin na go live (np. z powodu zaplanowanych już działań marketingowych), ograniczenia dotyczące dostępności osób odpowiedzialnych po stronie klienta – to tylko niektóre z istotnych elementów, których nie można bagatelizować i otwarcie mówić o nich w trakcie prac analitycznych. Brak dostępu do pełnych informacji może skutkować nie do końca dopasowanym planem wdrożenie, co w dłuższej perspektywie może doprowadzić do niezrealizowania założeń funkcjonalnych i finansowych dotyczących projektu.

Analiza jest bez wątpienia bardzo istotnym elementem, który niesie za sobą szereg korzyści dla obu stron – klienta i agencji wdrożeniowej. Jeśli rozważasz migrację lub wdrożenie nowego eCommerce warto w pierwszej kolejności skupić się na dogłębnej weryfikacji wszystkich elementów, co pozwoli bardzo płynnie przejść do realizacji projektu.

Wybierając analityka zwróc szczególną uwagę na jego doświadczenie i eksperckość – odpowiedni specjalista na etapie analizy gwarantuje Ci jakość, profesjonalizm i doradztwo na najwyższym poziomie. 

Jeśli jesteś zainteresowany analizą przedwdrożeniową i zależy Ci tym, by została przeprowadzona przez specjalistów od Shopify i systemów z nim powiązanych z kilkunastoletnim doświadczeniem, zapraszamy do kontaktu. 



5/5 - (2 votes)

    Imię i nazwisko

    Adres e-mail

    Treść wiadomości