Analiza przedwdrożeniowa

Analiza przedwdrożeniowa to proces oceny i badania wymagań i celów dotyczących projektu (w tym tych dotyczących eCommerce) przed jego faktycznym rozpoczęciem. Jest to kluczowy krok w procesie wdrożenia, który pomaga zrozumieć, czy projekt jest realistyczny, wykonalny, oraz jakie kroki należy podjąć, aby zminimalizować ryzyko i zapewnić projektowi sukces. W rezultacie analiza przedwdrożeniowa pomaga zapobiec potencjalnym problemom, poprawić wydajność projektu oraz zwiększyć szanse na jego sukces.

Elementy analizy przedwdrożeniowej

Analiza przedwdrożeniowa jako kluczowy elementy projektu składa się z kilku najważniejszych składowych. Elementy analizy przedwdrożeniowej to:

• brief i agenda przesłane przed spotkaniem warsztatowym

• warsztaty (w zależności może to być kilku / kilkunasto godzinne spotkanie rozłożone na dwa dni)

• analiza własna wykonywana przez Business Analyst na podstawie zebranych podczas warsztatów informacji

• opracowanie raportu z analizy

• omówienie raportu z klientem

• wprowadzenie ewentualnych zmian na bazie spotkania z klientem

• ponowne omówienie raportu z klientem

Planowanie strategii wdrożenia sklepu internetowego lub migracji z jednego silnika na inny jest kluczowe, by mieć pewność, że zatroszczyliśmy się o wszystkie elementy potrzebne do sprawnego i zgodnego z założeniami przejścia przez cały proces implementacji. Ocena potrzeb i wyzwań, które wiążą się z danym projektem również jest jednym z elementów analizy przedwdrożeniowej, który porusza się podczas spotkania warsztatowego. 

Narzędzia analizy przedwdrożeniowej, które są wykorzystywane mogą różnić się w zależności od specyfiki i zakresu projektu, ale można wymienić m.in. brief przekazany członkom zespołu klienta, analizę SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), analizę SOAR (Strengths, Opportunities, Aspirations, Results) czy mapy myśli. Ta narzędzia analizy przedwdrożeniowej pozwalają na pełne przeprowadzenie analizy i spojrzenie na projekt z kilku równych perspektyw. 

Korzyści z zastosowania analizy przedwdrożeniowej

Korzyści z zastosowania analizy przedwdrożeniowej dotyczą obu stron, tj. klienta oraz agencji odpowiedzialnej za wdrożenie. Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest tak ważna? Ponieważ pozwala na zrozumienie celów i oczekiwań projektu - zarówno klient systematyzuje sobie wszystkie kluczowe kwestie projektowe, a z drugiej strony raport z analizy przedwdrożeniowej jest pewnego rodzaju ‘biblią’ projektu dla osób wdrażających. 

Możemy mówić również o zależności - analiza przedwdrożeniowa a sukces projektu IT. Dzięki merytorycznej analizie w projektach eCommerce / IT zwiększa się zrozumienie oczekiwać, które stawia się przed np. nową platformą zakupową, co pozwala na planowanie elementów wdrożenia, które realnie będą wpływały na poszczególne elementy nowego sklepu internetowego zgodnie z wizją klienta. 

Jeśli chodzi o analizę przedwdrożeniową, ale również doradztwo eCommerce, to ocena potrzeb i wyzwań pozostaje jednym z bardzo ważnym punktów - dzięki określeniu wyzwań, z którymi w projekcie możemy się mierzyć, możemy z wyprzedzeniem przewidzieć pewne aspekty i odpowiednio się na nie przygotować. Dla przykładu: dzięki analizie przedwdrożeniowej możemy dowiedzieć się, że wdrożenie danej aplikacji będzie kolidowało z inną równie ważną aplikacją odpowiedzialną za upselling - dzięki wychwyceniu podczas analizy tego typu możliwego scenariusza, Analityk jest w stanie dobrać na start takie rozwiązanie, które będzie spójne z już istniejącymi elementami eCommerce. 

Rozumienie celów i oczekiwać projektu to również jedna z korzyści z zastosowania analizy przedwdrożeniowej. Jasno sprecyzowana wizja, co klient chce osiągnąć w danym projekcie i do czego dąży, pozwala na planowanie strategii z uwzględnieniem wszystkich tych elementów, ale również realne określenie, które z danych elementów np. nie będą możliwe do implementacji. Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest tak ważna? Dlatego, że w takiej sytuacji, mamy przestrzeń, by zaproponować inne rozwiązanie, które w efekcie finalnym zaspokoi daną potrzebę klienta. 

Doradztwo eCommerce i analiza przedwdrożeniowa pozwalają również na ocenę zasobów (zarówno jeśli chodzi o ludzi, finanse, czas, technologię).

Jak wygląda proces współpracy?

To jak pracujemy w kontekście analizy przedwdrożeniowej zostało opisane w tym artykule, ale kluczową kwestią, o której należy koniecznie pamiętać jest to, że sukces analizy przedwdrożeniowej w bardzo dużym stopniu zależy od Analityka Biznesowego. Gdy mówimy o analizie dotyczącej wdrożenia sklepu Shopify lub Shopify Plus, Analityk musi posiadać bardzo duże doświadczenie z tą platformą, wiedzę o jej działaniu, procesach, strukturze, integracjach, aplikacjach. Podczas analizy przedwdrożeniowej projektów eCommerce bardzo istotna jest również posiadanie wiedzy branżowej odnośnie kluczowych systemów (m.in. ERP, PIM, CRM, CMS). 

Gdy Analityk posiada taką wiedzę i doświadczenie projektowe możemy mieć pewność, że przygotowany przez niego raport będzie zawierał wszystkie kluczowe dla wdrożenia elementy. 

Jak wygląda proces współpracy? Całość naturalnie rozpoczyna się podpisaniem umowy. Gdy formalności są uregulowane, Analityk z minimum tygodniowym wyprzedzeniem przekazuje plan na warsztaty wraz z agendą i kontaktuje się z klientem, by zebrać najważniejsze informacje, które pozwolą mu się maksymalnie przygotować do spotkania warsztatowego, które jest tym samym drugim krokiem i elementem analizy przedwdrożeniowej. Trzecim jest analiza własna analityka - na podstawie informacji pozyskanych w trakcie warsztatów Analityk przystępuje do wewnętrznej analizy, w której systematyzuje wszystkie dane i bada wykonalność omówionych założeń, w trakcie analizy własnej mogą pojawić się potrzeby kolejnych spotkań uzupełniających. Opracowanie raportu to czwarty krok - Analityk po analizie własnej opracowuje raport, w skład którego wchodzą: obszerne podsumowanie ustaleń z warsztatów, wynik analizy własnej, dokumentacja wdrożenia wraz z planem projektu (z podziałem na etapy), timeline’m i kosztorysem. Następnie całość omawiana jest z klientem podczas spotkania. Jeśli klient zgłasza jakieś uwagi / pytania / spostrzeżenia, Analityk wprowadza zmiany po ich dodatkowej analizie i finalnie omawia raport. 

Analiza przedwdrożeniowa jest kluczowym elementem projektu - przed przystąpieniem do wdrożenia sklepu internetowego lub migracji traktować ją należy jako niezbędny element projektu eCommerce.