System ERP – co to?

System ERP – definicja

System ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowane oprogramowanie biznesowe, które integruje różne obszary działalności firmy, takie jak zarządzanie produkcją, finansami, zasobami ludzkimi, logistyką, sprzedażą, marketingiem oraz innymi kluczowymi procesami operacyjnymi. ERP służy do gromadzenia, zarządzania i analizy danych, umożliwiając efektywne monitorowanie i kontrolowanie wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Jego głównym celem jest usprawnienie efektywności, optymalizacja procesów biznesowych, zwiększenie produktywności oraz poprawa podejmowania decyzji poprzez udostępnienie kompleksowych informacji na temat działalności firmy.

Do czego służą systemy ERP?

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) pełnią kluczową rolę w zarządzaniu różnymi obszarami działalności firm, integrując szereg procesów biznesowych w jednym zintegrowanym oprogramowaniu. Te systemy pozwalają na skuteczne gromadzenie, zarządzanie i analizę danych z różnych działów przedsiębiorstwa, takich jak finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, produkcja, logistyka, sprzedaż czy magazynowanie. Poprzez centralizację informacji, ERP umożliwia szybkie dostarczanie aktualnych danych decyzyjnych, co wspiera podejmowanie trafnych i strategicznych decyzji biznesowych. Dzięki temu firma może lepiej planować zasoby, optymalizować procesy, usprawniać komunikację między działami oraz zwiększać efektywność operacyjną. Systemy ERP dostarczają narzędzi do standaryzacji procesów, usprawnienia zarządzania ryzykiem, a także pozwalają na monitorowanie wydajności i śledzenie wskaźników kluczowych dla rozwoju przedsiębiorstwa. Całościowa wizja działalności, usprawnienie pracy oraz lepsza koordynacja procesów to kluczowe korzyści płynące z wykorzystania systemów ERP.

Popularne moduły ERP

Systemy ERP oferują różnorodne moduły, które odpowiadają za zarządzanie różnymi obszarami działalności firmy. Oto kilka popularnych modułów w systemach ERP:

• Zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM)

Moduł HRM obsługuje procesy związane z personelem, w tym rekrutację, zarządzanie danymi pracowników, analizę wynagrodzeń, szkolenia i rozwój oraz obsługę kadrowo-płacową.

• Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)

Moduł CRM umożliwia śledzenie kontaktów z klientami, zarządzanie sprzedażą, obsługę zgłoszeń, analizę danych o klientach oraz budowanie relacji biznesowych.

• Zarządzanie magazynem i logistyką

Ten moduł obsługuje procesy związane z zarządzaniem zapasami, kontrolą stanów magazynowych, planowaniem dostaw, transportem i zarządzaniem łańcuchem dostaw.

• Zarządzanie finansami (Financial Management)

Odpowiada za księgowość, budżetowanie, raportowanie finansowe, zarządzanie płatnościami, rozliczenia oraz kontrolę kosztów.

• Zarządzanie produkcją (Manufacturing Management)

Ten moduł obsługuje procesy produkcyjne, planowanie produkcji, zarządzanie zapasami, kontrolę jakości oraz monitorowanie wydajności.

• Zarządzanie projektami (Project Management)

Moduł zarządzania projektami umożliwia planowanie, monitorowanie i koordynację projektów, alokację zasobów oraz kontrolę postępów.

• Zarządzanie łańcuchem dostaw (Supply Chain Management – SCM)

Odpowiedzialny za optymalizację procesów związanych z logistyką, dostawami, zarządzaniem zamówieniami i relacjami z dostawcami.

• Analityka biznesowa (Business Intelligence – BI)

Moduł BI dostarcza narzędzi do analizy danych, generowania raportów, prognozowania trendów oraz podejmowania decyzji opartych na danych.

• Zarządzanie aktywami firmy (Asset Management)

Odpowiada za śledzenie i zarządzanie aktywami firmy, w tym urządzeniami, infrastrukturą IT i innymi zasobami.

Zalety systemów ERP

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oferują wiele korzyści i zalet dla firm. Oto kilka głównych zalet systemów ERP:

• Integracja procesów: Zapewniają centralizację danych i integrację różnych obszarów działalności firmy, co ułatwia przepływ informacji między różnymi departamentami oraz poprawia efektywność operacyjną.

• Zwiększona efektywność: Automatyzują procesy biznesowe, co eliminuje zbędne zadania ręczne i redukuje ryzyko popełniania błędów, co prowadzi do zwiększenia produktywności i oszczędności czasu.

• Lepsze podejmowanie decyzji: Zapewniają dostęp do aktualnych danych i wskaźników wydajności, co umożliwia lepsze i bardziej trafne podejmowanie decyzji biznesowych.

• Standaryzacja procesów: Umożliwiają standaryzację procesów biznesowych w całej firmie, co ułatwia kontrolę nad jakością, zgodnością oraz jednolitością działań.

• Poprawa relacji z klientami: Moduły CRM (Customer Relationship Management) pozwalają na lepsze zarządzanie relacjami z klientami, co prowadzi do poprawy obsługi klienta oraz zwiększenia lojalności.

• Elastyczność i skalowalność: Systemy ERP są często elastyczne i skalowalne, co pozwala firmom dostosowywać i rozbudowywać system zgodnie z rosnącymi potrzebami biznesowymi.

• Poprawa precyzji prognozowania: Dzięki dostępowi do danych historycznych oraz analizie biznesowej, systemy ERP wspomagają precyzyjne prognozowanie trendów i potrzeb rynkowych.

• Lepsze zarządzanie kosztami: Systemy ERP umożliwiają lepsze kontrolowanie kosztów poprzez monitorowanie i analizę wydatków oraz efektywne zarządzanie zasobami.

• Zwiększona konkurencyjność: Dzięki poprawie efektywności, zarządzaniu procesami i lepszemu wykorzystaniu zasobów, firmy stosujące systemy ERP są bardziej konkurencyjne na rynku.

• Zgodność z przepisami i regulacjami: Pomagają w zachowaniu zgodności z przepisami, normami i regulacjami, co jest istotne w wielu branżach, szczególnie tych mocno regulowanych.

Ile kosztują systemy ERP?

Koszt systemów ERP może znacznie się różnić i zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, zakres funkcjonalności, wybrany dostawca, specyficzne potrzeby przedsiębiorstwa oraz sposób wdrożenia. Ogólnie rzecz biorąc, koszt implementacji i użytkowania systemu ERP może obejmować kilka głównych elementów:

1. Licencje oprogramowania: Koszty zakupu licencji na oprogramowanie ERP mogą być znaczące, zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw. Licencje mogą być nabywane na podstawie liczby użytkowników, modułów czy funkcji.

2. Koszty wdrożenia: To koszty związane z dostosowaniem systemu ERP do potrzeb i procesów firmy, w tym szkoleniem personelu, konfiguracją systemu, migracją danych oraz testowaniem. Koszty te mogą być znaczne i różnić się w zależności od stopnia skomplikowania wdrożenia.

3. Dostosowania i modyfikacje: Firmy często potrzebują dostosowań lub modyfikacji systemu ERP, aby lepiej odpowiadał ich unikalnym procesom biznesowym. Te dodatkowe funkcje mogą generować dodatkowe koszty.

4. Wsparcie techniczne i utrzymanie: Koszty wsparcia technicznego, aktualizacji oprogramowania, utrzymania systemu i dostępu do pomocy technicznej mogą być regularnym wydatkiem.

5. Infrastruktura IT: W niektórych przypadkach konieczne może być zainwestowanie w infrastrukturę IT, taką jak serwery, sprzęt sieciowy czy zapewnienie odpowiednich zasobów dla systemu ERP.

Przykłady systemów ERP

Istnieje wiele systemów ERP dostępnych na rynku, z których każdy oferuje różne funkcje, zakresy i specjalizacje, aby sprostać różnym potrzebom firm. Oto kilka przykładów systemów ERP:

SAP ERP – jest jednym z najbardziej znanych i powszechnie stosowanych systemów ERP na świecie. Oferuje szeroki zakres funkcji, w tym finanse, zarządzanie łańcuchem dostaw, produkcję, zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie zasobami ludzkimi i wiele innych.

Oracle ERP Cloud – dostarcza funkcje zarządzania finansami, zasobami ludzkimi, logistyką, planowaniem produkcji i innymi obszarami, korzystając z chmury obliczeniowej.

Microsoft Dynamics 365 – oferuje kompleksowy zestaw aplikacji do zarządzania firmą, w tym CRM, zarządzanie zasobami ludzkimi, operacje, finanse i sprzedaż.

Infor ERP – zapewnia rozwiązania ERP dla różnych branż, w tym produkcji, dystrybucji, usług, a także moduły finansowe i zarządzania relacjami z klientami.

NetSuite – jest chmurą ERP, która oferuje funkcje zarządzania finansami, e-commerce, zarządzania relacjami z klientami, oraz zapewnia wsparcie dla różnych branż.

Epicor ERP – to system zapewniający kompleksowe rozwiązania ERP dla firm produkcyjnych, dystrybucyjnych, detalicznych i usługowych, obejmujące zarządzanie produkcją, księgowość, planowanie zasobów, itp.

Sage ERP – oferuje systemy ERP dla różnych rodzajów firm, w tym dla małych i średnich przedsiębiorstw, dostarczając funkcje zarządzania finansami, operacjami, zasobami ludzkimi i innymi.

Odoo – jest to system ERP Open Source, który zapewnia moduły do zarządzania sprzedażą, magazynem, księgowością, stroną internetową, e-commerce i wieloma innymi.

Czym kierować się przy wyborze systemu ERP?

Wybór systemu ERP to strategiczna decyzja, która ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy. Oto kilka czynników, którymi warto się kierować przy wyborze systemu ERP:

Analityka potrzeb

Zrozumienie aktualnych procesów biznesowych i potrzeb przedsiębiorstwa. Analiza obszarów wymagających poprawy oraz określenie priorytetów funkcjonalności, które są kluczowe dla działania firmy.

Dostawcy i ich doświadczenie

Badanie rynku i zapoznanie się z różnymi dostawcami systemów ERP, ich reputacją, doświadczeniem oraz referencjami. Ważne jest sprawdzenie, czy dostawca ma doświadczenie w obsłudze branży, w której działa firma.

Skalowalność i elastyczność

Zapewnienie, że wybrany system ERP będzie skalowalny i elastyczny, aby mógł rosnąć wraz z rozwojem firmy oraz dopasować się do ewentualnych zmian potrzeb biznesowych.

Zgodność z branżą

Upewnienie się, że system ERP jest zgodny z wymaganiami specyficznymi dla branży, w której działa firma, uwzględniając unikalne procesy i regulacje.

Model wdrożenia

Rozważenie modelu wdrożenia (lokalne, w chmurze, hybrydowe) i dostosowanie go do infrastruktury oraz strategii IT firmy.

Koszty

Analiza całkowitych kosztów wdrożenia, w tym licencji, kosztów wdrożenia, utrzymania, wsparcia technicznego oraz szkoleń dla personelu.

Dostępność wsparcia i szkolenia

Upewnienie się, że dostępne jest odpowiednie wsparcie techniczne oraz szkolenia dla personelu, aby skutecznie wdrożyć i korzystać z systemu.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Zapewnienie, że system ERP spełnia standardy bezpieczeństwa danych oraz zgodność z przepisami regulującymi obszar, w którym firma działa.

Opinie i referencje

Zbieranie opinii i referencji od innych firm korzystających z tego samego systemu ERP, aby uzyskać realne spojrzenie na jego zalety i wady.

Demo i testy

Zorganizowanie demo systemu oraz przeprowadzenie testów, aby lepiej zrozumieć możliwości i funkcjonalności systemu w kontekście potrzeb własnej firmy.

Integracja Systemów Shopify z ERP

Integracja systemu ERP (Enterprise Resource Planning) z platformą e-commerce Shopify umożliwia automatyzację i usprawnienie wielu procesów biznesowych. Integracja ta pozwala na płynne przekazywanie danych między systemem ERP a sklepem internetowym, co eliminuje potrzebę ręcznego zarządzania danymi i minimalizuje ryzyko błędów.

Kluczowe elementy integracji systemu ERP z Shopify obejmują:

• Synchronizacja danych

Integracja umożliwia synchronizację danych dotyczących produktów, zamówień, zapasów, klientów i transakcji między systemem ERP a platformą Shopify (migracja do Shopify). To zapewnia spójność informacji na obu platformach.

• Zarządzanie zapasami

Dane dotyczące stanów magazynowych, nowych dostaw, zarządzania zapasami oraz aktualizacje cen i dostępności produktów mogą być automatycznie zsynchronizowane między ERP a Shopify. To pozwala na uniknięcie problemów związanych z niedostępnymi produktami lub błędnymi stanami magazynowymi.

• Zamówienia i płatności

Integracja umożliwia przekazywanie zamówień z Shopify do systemu ERP w celu dalszego przetwarzania. Ponadto, informacje o płatnościach i fakturach mogą być również synchronizowane, ułatwiając księgowanie i raportowanie finansowe.

• Dane klientów

Integracja umożliwia aktualizację danych klientów, co pozwala na lepsze zarządzanie relacjami z klientami, historią zakupów i preferencjami.

• Raportowanie i analiza

Dzięki integracji, dane z Shopify mogą być zbierane i analizowane w systemie ERP, co umożliwia lepsze zrozumienie trendów sprzedażowych, zachowań klientów i wydajności sklepu.

• Automatyzacja procesów

Integracja systemu ERP z Shopify umożliwia automatyzację wielu procesów, co z kolei zwiększa efektywność operacyjną i redukuje potrzebę ręcznego interweniowania.

Popularne systemy ERP, takie jak SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, czy też rozwiązania dostarczane przez firmy takie jak Zapier, integracyjne platformy typu middleware czy dedykowane aplikacje, oferują integracje z platformą Shopify (agencja Shopify), umożliwiając dostosowanie i konfigurację zgodnie z potrzebami konkretnego biznesu. Dzięki temu firmy mogą lepiej zarządzać swoimi procesami biznesowymi, od zapasów po obsługę klienta, zwiększając efektywność działania sklepu internetowego.