Integracje systemów ERP z Shopify

Shopify jako silnik eCommerce w wielu przypadkach (zwłaszcza gdy mowa jest o dopiero startujących sklepach internetowych)  świetnie sprawdza się ‘w pojedynkę’, tj. bez żadnego dodatkowego systemu zewnętrznego, typu PIM, CRM, ERP. Natomiast wraz z rozwojem e-biznesu, rosną również potrzeby w związku z chociażby optymalizacją procesów – wtedy połączenie ERP Shopify może okazać się wręcz niezbędne. 

Czym są systemy ERP? 

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie, którego głównym celem jest wspomaganie zarządzania przedsiębiorstwem poprzez automatyzację i integrację kluczowych procesów biznesowych. ERP łączy różne działy i funkcje organizacji w jednym, spójnie scalonym systemie, umożliwiając przepływ informacji między nimi oraz ułatwiając zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. ERP wykorzystywany jest w zakresie m.in. sprzedaży, finansów, księgowości, kadr, czy magazynu. 

Popularne systemy ERP 

Popularne systemy ERP (również popularne w zakresie integracji ERP Shopify) to m.in. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Comarch, enova365, czy Symfonia. Poniżej przedstawiamy kilka informacji o wybranych systemach. 

SAP jest jednym z największych i najbardziej wszechstronnych dostawców oprogramowania ERP. Jego rozwiązania są wykorzystywane przez duże przedsiębiorstwa na całym świecie. SAP posiada zintegrowane moduły m.in. dla finansów, logistyki, HR, produkcji, zarządzania relacjami z klientami.

Microsoft Dynamics 365 to zestaw aplikacji biznesowych łączących funkcje ERP i CRM. Z powodzeniem wykorzystywany przez firmy różnej wielkości –  szczególnie te, które już korzystają z produktów Microsoft.

Rozwiązania wydane przez firmę Comarch – Comarch Optima i Comarch XL ssa bardzo popularnymi systemami ERP w Polsce. Oprogramowanie Comarch umożliwia integrację wszystkich procesów, a dzięki modułowej budowie, użytkownicy mogą dostosować system do specyficznych potrzeb swojej firmy, wybierając i konfigurując te moduły, które najlepiej odpowiadają ich wymaganiom.

Natomiast ważnymi funkcjami enova365 są modułowość (enova365 składa się z modułów, które można dowolnie konfigurować i dostosowywać do specyficznych potrzeb firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwo może wybierać tylko te funkcje, które są dla niego niezbędne) oraz elastyczność (system może być dostosowany do unikalnych procesów biznesowych w firmie. Może być zainstalowany lokalnie na serwerach firmy lub jako rozwiązanie chmurowe (SaaS)). 

Integracja ERP z Shopify 

Jeśli chodzi o połączenie ERP Shopify to integracja systemu ERP z Shopify może zostać podzielona na proces, w którym prócz oczywistego wdrożenia systemu należy wyróżnić: 

-> wybór odpowiedniego systemu (tu bardzo ważne jest to, by mieć pewność, że dany system będzie kompatybilny z Shopify, a jego funkcjonalności będą odpowiadały stawianym wyzwaniom i potrzebom)

-> określenie zakresu integracji (należy zdefiniować, jakie dane będą synchronizowana między systemami)

-> wybór metody integracji:

– integracje natywne (niektóre systemy oferują gotowe, natywne integracje z Shopify, które mogą być skonfigurowane bez potrzeby tworzenia niestandardowego kodu)

– integracje niestandardowe (jeśli dany ERP nie ma gotowej integracji z silnikiem eCommerce, w celu integracji wymagane może być stworzenie dedykowanego konektora)

– integracje przy pomocy API (można użyć API obu platform do stworzenia niestandardowej integracji, co daje większą elastyczność, ale wymaga zaawansowanej wiedzy technicznej. W Shopify dostępne jest Shopify REST API)

-> testowanie integracji (należy przeprowadzić testy poszczególnych funkcji integracji, takich jak synchronizacja zamówień czy aktualizacja stanów magazynowych i zweryfikować również cały proces biznesowy) 

-> proces wdrożenia (w tym wdrożenie pilotażowe) 

-> szkolenie (zapoznanie zespołu z działaniem systemu jest bardzo istotne i nie należy pomijać tego kroku)

-> utrzymanie oraz monitorowanie działania integracji (w tym aktualizowanie systemu)

Cele integracji ERP z Shopify 

Jeśli chodzi o cele integracji ERP z Shopify to z całą pewnością wyróżnić możemy chęć automatyzacji procesów, uspójnienia danych, zwiększenie efektywności, lepszego zarządzania zapasami, poprawy obsługi klienta, poprawny analizowania danych i optymalizacji kosztów

Te cele integracji ERP z Shopify zdecydowanie wskazywane są jako kluczowe przez klientów, którzy decydują się na wdrożenie systemu.

Korzyści z integracji ERP z Shopify 

Integracja systemów ERP Shopify zdecydowanie może przynieść wiele plusów. Poniżej pokrótce omawiamy najważniejsze korzyści z integracji ERP z Shopify.

Automatyzacja procesów

Automatyczne przesyłanie danych o zamówieniach z Shopify do systemu ERP eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, co minimalizuje ryzyko błędów.

Lepsze zarządzanie zapasami

System ERP, dzięki danym z Shopify, może lepiej zarządzać zapasami, przewidując popyt na produkty i unikając zarówno nadmiaru, jak i niedoboru towarów.

Zwiększona efektywność operacyjna

Automatyczne przekazywanie danych o sprzedaży, zwrotach i płatnościach z Shopify do modułów finansowych ERP upraszcza księgowość i sprawozdawczość.

Usprawnienie procesu zwrotów i reklamacji

Integracja ERP z Shopify pozwala na automatyczne przetwarzanie zwrotów i reklamacji, co skraca czas realizacji i poprawia doświadczenie klienta.

Łatwiejsza analiza danych i raportowanie

Integracja umożliwia dostęp do danych sprzedażowych, zapasów, finansów i innych w jednym miejscu, co ułatwia analizę i podejmowanie decyzji.

Wyzwania związane z integracją systemów ERP z Shopify 

Wyzwania związane z integracją systemów ERP z Shopify pojawiają się niezależnie od tego, czy mówimy tu o Shopify Plus, czy o podstawowych wersjach tego silnika eCommerce. Do najważniejszych wyzwań, przed którymi stają przedsiębiorcy zaliczyć można: 

1. Kompatybilność systemów

• Różnice technologiczne: Systemy ERP i Shopify mogą być zbudowane na różnych technologiach, co może powodować trudności w integracji.
• Stare systemy ERP: Starsze systemy ERP mogą nie mieć wbudowanej obsługi API lub mogą działać na przestarzałych technologiach.

2. Synchronizacja danych

• Aktualizacja w czasie rzeczywistym: Aby zachować spójność danych między ERP a Shopify (np. stan magazynowy, zamówienia, ceny), niezbędna jest efektywna synchronizacja w czasie rzeczywistym. Błędy lub opóźnienia mogą prowadzić do problemów z dostępnością produktów czy błędami w zamówieniach.
• Duża ilość danych: Firmy obsługujące dużą ilość produktów, zamówień i klientów mogą napotkać problemy z wydajnością w trakcie synchronizacji danych między systemami.

3. Zarządzanie zamówieniami i logistyką

• Złożoność procesów logistycznych: Integracja musi uwzględniać różne scenariusze realizacji zamówień, jak np. zwroty, wymiany czy dostawy do różnych lokalizacji. Brak synchronizacji może prowadzić do błędów w realizacji zamówień.
• Skalowalność: System musi być w stanie obsłużyć nagłe wzrosty sprzedaży, np. podczas promocji czy świąt. W przeciwnym razie mogą wystąpić opóźnienia w realizacji zamówień.

4. Bezpieczeństwo danych

• Ochrona danych klientów: Integracja systemów ERP z Shopify wymaga przesyłania danych osobowych klientów. Wszelkie luki w zabezpieczeniach mogą prowadzić do naruszenia prywatności i potencjalnych problemów prawnych.
• Zgodność z przepisami: Firmy muszą zapewnić, że ich integracje są zgodne z regulacjami dotyczącymi ochrony danych.

5. Koszty i zasoby

• Koszty wdrożenia: Integracja systemów ERP z Shopify może być kosztowna, szczególnie jeśli wymaga dużych modyfikacji po stronie ERP lub tworzenia niestandardowych rozwiązań.
• Wymagania dotyczące zasobów: Integracja może wymagać zaangażowania specjalistów IT, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i może być czasochłonne.

6. Zarządzanie zmianami

• Szkolenie pracowników: Pracownicy muszą zostać przeszkoleni w zakresie obsługi nowej, zintegrowanej platformy. Brak odpowiedniego szkolenia może prowadzić do błędów operacyjnych.
• Dostosowanie procesów biznesowych: Integracja może wymagać zmiany istniejących procesów biznesowych, co może napotkać opór ze strony pracowników przyzwyczajonych do dotychczasowych metod pracy.

7. Utrzymanie i wsparcie techniczne

• Wsparcie techniczne: Po zakończeniu integracji konieczne jest regularne monitorowanie i utrzymanie systemu. Jakiekolwiek błędy mogą wpływać na całą działalność firmy.
• Aktualizacje: Zarówno system ERP, jak i Shopify regularnie wydają aktualizacje. Konieczność zapewnienia, że aktualizacje nie zakłócą działania integracji, to kolejne wyzwanie.

Wdrożenie nowego systemu w przedsiębiorstwie (niezależnie czy jest to system typu ERP, PIM czy CRM) wiąże się z szeregiem kroków, które należy podjąć, by upewnić się, że wszystkie składowe będą ze sobą współgrać. Pamiętajmy, że implementacja ERP ma przede wszystkich usprawnić procesy w firmie i ten cel powinien zostać spełniony niezależnie od tego, z usług jakiego dostawcy w tym zakresie e-przedsiębiorca zdecyduje się skorzystać.