Analiza
przedwdrożeniowa
Analiza
Analiza przedwdrożeniowa to proces oceny i badania wymagań i celów dotyczących projektu (w tym tych dotyczących eCommerce) przed jego faktycznym rozpoczęciem. Jest to kluczowy krok w procesie wdrożenia, który pomaga zrozumieć, czy projekt jest realistyczny, wykonalny, oraz jakie kroki należy podjąć, aby zminimalizować ryzyko i zapewnić projektowi sukces. W rezultacie analiza przedwdrożeniowa pomaga zapobiec potencjalnym problemom, poprawić wydajność projektu oraz zwiększyć szanse na jego sukces.
Elementy analizy przedwdrożeniowej
Analiza przedwdrożeniowa jako kluczowy elementy projektu składa się z kilku najważniejszych składowych. Elementy analizy przedwdrożeniowej to:
01
Brief i agenda przesłane przed spotkaniem warsztatowym
02
Warsztaty (w zależności może to być kilku / kilkunasto godzinne spotkanie rozłożone na dwa dni)
03
Analiza własna wykonywana przez Business Analyst na podstawie zebranych podczas warsztatów informacji
04
Opracowanie raportu z analizy
05
Omówienie raportu z klientem
06
Wprowadzenie ewentualnych zmian na bazie spotkania z klientem
07
Ponowne omówienie raportu z klientem
Planowanie strategii wdrożenia sklepu internetowego lub migracji z jednego silnika na inny jest kluczowe, by mieć pewność, że zatroszczyliśmy się o wszystkie elementy potrzebne do sprawnego i zgodnego z założeniami przejścia przez cały proces implementacji. Ocena potrzeb i wyzwań, które wiążą się z danym projektem również jest jednym z elementów analizy przedwdrożeniowej, który porusza się podczas spotkania warsztatowego.
Narzędzia analizy przedwdrożeniowej, które są wykorzystywane mogą różnić się w zależności od specyfiki i zakresu projektu, ale można wymienić m.in. brief przekazany członkom zespołu klienta, analizę SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), analizę SOAR (Strengths, Opportunities, Aspirations, Results) czy mapy myśli. Ta narzędzia analizy przedwdrożeniowej pozwalają na pełne przeprowadzenie analizy i spojrzenie na projekt z kilku równych perspektyw.
Korzyści z zastosowania analizy przedwdrożeniowej
Korzyści z zastosowania analizy przedwdrożeniowej dotyczą obu stron, tj. klienta oraz agencji odpowiedzialnej za wdrożenie. Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest tak ważna? Ponieważ pozwala na zrozumienie celów i oczekiwań projektu - zarówno klient systematyzuje sobie wszystkie kluczowe kwestie projektowe, a z drugiej strony raport z analizy przedwdrożeniowej jest pewnego rodzaju ‘biblią’ projektu dla osób wdrażających.
Możemy mówić również o zależności - analiza przedwdrożeniowa a sukces projektu IT. Dzięki merytorycznej analizie w projektach eCommerce / IT zwiększa się zrozumienie oczekiwać, które stawia się przed np. nową platformą zakupową, co pozwala na planowanie elementów wdrożenia, które realnie będą wpływały na poszczególne elementy nowego sklepu internetowego zgodnie z wizją klienta.
Jeśli chodzi o analizę przedwdrożeniową, ale również doradztwo eCommerce, to ocena potrzeb i wyzwań pozostaje jednym z bardzo ważnym punktów - dzięki określeniu wyzwań, z którymi w projekcie możemy się mierzyć, możemy z wyprzedzeniem przewidzieć pewne aspekty i odpowiednio się na nie przygotować. Dla przykładu: dzięki analizie przedwdrożeniowej możemy dowiedzieć się, że wdrożenie danej aplikacji będzie kolidowało z inną równie ważną aplikacją odpowiedzialną za upselling - dzięki wychwyceniu podczas analizy tego typu możliwego scenariusza, Analityk jest w stanie dobrać na start takie rozwiązanie, które będzie spójne z już istniejącymi elementami eCommerce.
Rozumienie celów i oczekiwać projektu to również jedna z korzyści z zastosowania analizy przedwdrożeniowej. Jasno sprecyzowana wizja, co klient chce osiągnąć w danym projekcie i do czego dąży, pozwala na planowanie strategii z uwzględnieniem wszystkich tych elementów, ale również realne określenie, które z danych elementów np. nie będą możliwe do implementacji. Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest tak ważna? Dlatego, że w takiej sytuacji, mamy przestrzeń, by zaproponować inne rozwiązanie, które w efekcie finalnym zaspokoi daną potrzebę klienta.
Doradztwo eCommerce i analiza przedwdrożeniowa pozwalają również na ocenę zasobów (zarówno jeśli chodzi o ludzi, finanse, czas, technologię).
Jak wygląda proces współpracy?
To jak pracujemy w kontekście analizy przedwdrożeniowej zostało opisane w tym artykule, ale kluczową kwestią, o której należy koniecznie pamiętać jest to, że sukces analizy przedwdrożeniowej w bardzo dużym stopniu zależy od Analityka Biznesowego. Gdy mówimy o analizie dotyczącej wdrożenia sklepu Shopify lub Shopify Plus, Analityk musi posiadać bardzo duże doświadczenie z tą platformą, wiedzę o jej działaniu, procesach, strukturze, integracjach, aplikacjach. Podczas analizy przedwdrożeniowej projektów eCommerce bardzo istotna jest również posiadanie wiedzy branżowej odnośnie kluczowych systemów (m.in. ERP, PIM, CRM, CMS).
Gdy Analityk posiada taką wiedzę i doświadczenie projektowe możemy mieć pewność, że przygotowany przez niego raport będzie zawierał wszystkie kluczowe dla wdrożenia elementy.
Jak wygląda proces współpracy? Całość naturalnie rozpoczyna się podpisaniem umowy. Gdy formalności są uregulowane, Analityk z minimum tygodniowym wyprzedzeniem przekazuje plan na warsztaty wraz z agendą i kontaktuje się z klientem, by zebrać najważniejsze informacje, które pozwolą mu się maksymalnie przygotować do spotkania warsztatowego, które jest tym samym drugim krokiem i elementem analizy przedwdrożeniowej. Trzecim jest analiza własna analityka - na podstawie informacji pozyskanych w trakcie warsztatów Analityk przystępuje do wewnętrznej analizy, w której systematyzuje wszystkie dane i bada wykonalność omówionych założeń, w trakcie analizy własnej mogą pojawić się potrzeby kolejnych spotkań uzupełniających. Opracowanie raportu to czwarty krok - Analityk po analizie własnej opracowuje raport, w skład którego wchodzą: obszerne podsumowanie ustaleń z warsztatów, wynik analizy własnej, dokumentacja wdrożenia wraz z planem projektu (z podziałem na etapy), timeline’m i kosztorysem. Następnie całość omawiana jest z klientem podczas spotkania. Jeśli klient zgłasza jakieś uwagi / pytania / spostrzeżenia, Analityk wprowadza zmiany po ich dodatkowej analizie i finalnie omawia raport.
Analiza przedwdrożeniowa jest kluczowym elementem projektu - przed przystąpieniem do wdrożenia sklepu internetowego lub migracji traktować ją należy jako niezbędny element projektu eCommerce.
Najczęściej zadawane pytania o analizę przedwdrożeniową w Noto Agency
Czym jest analiza przedwdrożeniowa w projektach eCommerce?
Analiza przedwdrożeniowa w projektach eCommerce jest pierwszym, kluczowym etapem projektu, na bazie której systematyzowane są wszelkie informacje o wdrożeniu nowego sklepu lub migracji do Shopify / Shopify Plus.
Jakie obszary biznesowe obejmuje analiza przedwdrożeniowa?
Podczas analizy przedwdrożeniowej Analityk Biznesowy bada wszystkie kluczowe elementy, m.in.:
- architektura środowiska
- integracje, systemy zewętrzne i aplikacje
- procesy eCommerce
- połączenie z kontami analitycznymi
- podejście do działań marketingowych i wpływ jaki może to mieć na użyte systemu (np. do marketing automation)
- podejście do zarządzania produktami (określenie źródła prawdy o produktach)
- podejście do zbierania i przechowywania pozyskanych adresów mailowych i numerów telefonów
- funkcjonalności standardowe i niestandardowe w sklepie, których oczekuje klient
W przypadku migracji dodatkowo analizowane są obecna struktura integracji i przechowywania danych, procesy zachodzące w sklepie, wykorzystywane systemy (w tym natywnie łączących się z obecnym rozwiązaniem i tych dedykowanych).
Jak identyfikujemy integracje systemowe podczas analizy projektu?
Możemy podzielić odpowiedź na dwie części. Pierwsza tyczy się analizy projektu w przypadku migracji z innego systemu do Shopify / Shopify Plus, wówczas analizujemy, jakie obecnie integracje klient posiada i które z nich defaultowo będą możliwe do odtworzenia na Shopify, a które będą wymagały użycia aplikacji, middleware lub dedykowanych rozwiązań. Na tym etapie również identyfikujemy nowe potrzeby klienta, które będą miały wpływ na ewentualne integracje z dodatkowymi systemami.
Druga część tyczy się projektów, gdzie sklep powstaje od 0, wówczas na podstawie potrzeb klienta, na bazie naszego doświadczenia rekomendujemy użycie konkretnych rozwiązań, które będą odpowiadały zakresowi, który wskazał klient. Na tym etapie również dzielimy się naszą wiedzą i jeśli uznamy, że inny niż ten wskazany przez klienta system, narzędzie sprawdzą się lepiej, wówczas wskazujemy powody, argumentujemy i przedstawiamy alternatywną integrację, której wdrożenie będzie z konkretnych powodów lepszym rozwiązaniem.
Jak analiza przedwdrożeniowa pomaga ograniczyć ryzyko wdrożenia?
Dzięki analizie przedwdrożeniowej na początkowym etapie jesteśmy w stanie zdefiniować zagrożenia i ryzyka związane z wdrożeniem. Określamy, które elementy będą możliwe do wdrożenia na Shopify lub Shopify Plus oraz jasno wskazujemy, z jakimi ograniczeniami musimy się liczyć i których ze składowych sklepu, których oczekuje klient, z uwagi na ograniczenia Shopify (należy pamiętać, że jest to SaaS) nie będziemy w stanie wykonać. Mając tę wiedzę już podczas analizy przedwdrożeniowej klient jest w stanie świadomienie podjąć decyzję, czy akceptuje te ograniczenia, czy jednak są to na tyle kluczowe elementy, że Shopify nie spełnia, niestety, jego oczekiwań.
Jak przygotowujemy dokumentację funkcjonalną projektu eCommerce?
Raport zawiera zebrane w jednym pliku ustalenia ze spotkań warsztatowo-analitycznych, priorytety z punktu widzenia biznesowego klienta, pełną listę funkcjonalności, zakres integracji i architekturę oddziaływania poszczególnych systemów na siebie, plan wdrożenia, harmonogram i czas trwania.
Raport z analizy przedwdrożeniowej zawiera również konkretną listę integracji z systemami zewnętrznymi i aplikacjami z Shopify App Store’a.
Jak analiza przedwdrożeniowa wpływa na harmonogram i koszt wdrożenia?
Jedną ze składowych raportu z analizy przedwdrożeniowej jest opracowany harmonogram i kosztorys wdrażania, więc to właśnie dzięki dogłębnej analizie środowiska klienta, potrzeb i wymagań, które stawia przed eCommerce, przygotowana zostaje pełna estymacja i timeline wdrożenia.
Jak wygląda współpraca z zespołem klienta podczas analizy przedwdrożeniowej?
Analizę przedwdrożeniową dzielimy na kilka etapów i to właśnie podczas pierwszego zaangażowanie zespołu po stronie klienta jest kluczowe. Podczas tego etapu przeprowadzamy spotkania analityczne, by zebrać wszelkie niezbędne informacje i dowiedzieć się jak najwięcej o strukturze systemu. Przed spotkaniami opracowujemy agendę, by zespół mógł przygotować się do spotkań i posiadać wiedzę, która dla analityka będzie kluczowa w trakcie późniejszej pracy własnej. W trakcie opracowywanie raportu, analityk może również kierować pytania uzupełniające do zespołu lub prosić o dodatkowe spotkania - wszystko po to, by posiadać pełny obraz przedsiębiorstwa.
Mając gotowy raport, analityk omawia go z zespołem klienta i przedstawia plan wdrożenia. Jeśli do raportu pojawiają się uwagi i np. jakiś element architektury będzie z konkretnych powodów wymagał zmiany, wówczas analityk weryfikuje wykonalność, modyfikuje raport i ponownie omawia go z klientem, skupiając się na elemencie, który uległ zmienia, wskazując z czym dana zmiana będzie się wiązała.
Jakie problemy najczęściej identyfikujemy podczas analizy projektów eCommerce?
Do najczęstszych problemów, które identyfikujemy podczas analizy projektów eCommerce zaliczyć możemy m.in.:
- brak możliwości integracji z danym systemem dokładnie w takim zakresie, jaki aktualnie posiada klient,
- bardzo zaawansowana logika rabatowa, której nie da się 1:1 odwzorować w Shopify.
W jakich projektach rekomendujemy przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej?
Analizę przedwdrożeniową rekomendujemy m.in. w przypadku migracji z innych silników do Shopify, by zdiagnozować wszelkie kluczowe elementy podczas przeniesienia sklepu; projektów z wieloma integracjami i rozbudowaną strukturą przepływu danych; wdrożeń od zera na kilku/ kilkunastu rynkach.
Jesteś zainteresowany wdrożeniem sklepu Shopify?
Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania.
Zapraszamy do kontaktu.
