System PIM – czym jest i dlaczego jest tak ważny?

PIM (ang. Product Information Management) jest jednym z kluczowych systemów w świecie eCommerce, który wykorzystywany jest do zarządzania, porządkowania i systematyzowania informacji produktowych. Co musisz wiedzieć o tym systemie? Dlaczego jest taki istotny? Dla kogo dedykowane jest wdrożenie PIM? W czym PIM może pomóc? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule. 

Co to jest PIM?

PIM jest systemem, który gwarantuje m.in.:

  1. kontrolę nad informacjami produktowymi, które gromadzone są w systemie i następnie dystrybuowane do wszystkich kanałów sprzedażowych (np. eCommerce, katalogi). Ty decydujesz, gdzie i jakie dane są przekazywane 
  2. oszczędność czasu, którą osiąga się dzięki temu, że dane gromadzone są i wprowadzane tylko do jednego systemu, który często daje możliwość duplikowania działań. Oszczędność czasu następuje również w kontekście reagowania na błędy, które bardzo często pojawiają się przy braku kontroli nad informacjami wprowadzonymi w różnych miejscach. 
  3. bezpieczeństwo – jedną z najważniejszych zalet wykorzystania PIMa jest poczucie, że dane nie są rozproszone, a dostęp do nich ma tylko ściśle określona grupa osób
  4. ograniczenie chaosu w bazie produktowej – to jedno z jego najważniejszych zadań. 

PIM służy przede wszystkim do zbierania i gromadzenia danych, standaryzacji i normalizacji informacji. Wykorzystać można go również do tworzenia spersonalizowanych kategorii produktowych i integracji z kanałami sprzedaży. PIM będzie pomocny również w kwestii minimalizowania błędów, które mogą się pojawić w sytuacji dodawania np. tysięcy nowych SKU – tu również PIM okaże się świetnym wyborem, ponieważ ma wpływ na szybsze wprowadzanie nowych produktów na rynek. 

Dlaczego PIM jest tak istotny?

Powyżej wymienione zostały wszystkie najistotniejsze zadania, które stawiane są przed systemem klasy PIM. Dlaczego jest tak istotny? Ponieważ łączy on wszystkie te elementy, które dla przedsiębiorcy są bardzo ważne – pozwala oszczędzać czas, redukować prawdopodobieństwo pomyłek i dodatkowo daje możliwość kontroli wszystkich gromadzonych informacji. Wdrożenie PIM bardzo często odbywa się na etapie migracji.

Jak działa system PIM?

System PIM to narzędzie, które należy traktować jako główne źródło informacji o produkcie. Jego działanie wbrew pozorom jest bardzo proste – PIM stanowi centralne miejsce przechowywania danych o produktach. System może być zintegrowany z zewnętrznymi narzędziami i kanałami sprzedaży. 

PIM jest miejscem, w którym dokonywane są wszelkie zmiany dotyczące np. modyfikacji opisów, czy aktualizacji mediów dotyczących danego SKU. PIM ma za zadanie z jednej strony gromadzić te wszystkie dane o produktach (m.in. nazwę, opis, przynależność do określonej kategorii / kolekcji), tagi, znaczniki, ikony, zdjęcia, materiały video), ale równocześnie dystrybuować te dane do określonych źródeł, czy też kanałów sprzedaży.

Dla kogo jest PIM?

Poniżej znajduje się pięć grup, dla których szczególnie dedykowane jest wdrożenie PIM:

– Dla właścicieli sklepów, którzy mają dużą bazę produktową

Wyobraź sobie sytuację, że w Twoim sklepie z miesiąca na miesiąc rośnie liczba produktów. Zaczynaliście z kilkudziesięcioma  SKU, teraz jest to kilka tysięcy i ta baza wciąż rośnie. By zapanować nad tymi wszystkimi informacjami, by mieć pewność, że każdy z produktów ma odpowiednio uzupełnione najważniejsze dane, które ułatwiają klientom podejmowanie decyzji zakupowych, potrzeby jest system, który będzie gromadził całość w jednym miejscu i stanowić będzie główne źródło prawdy o produktach. 

– Dla właścicieli sklepów, którzy migrują swój eCommerce z jednego silnika na drugi

W praktyce wielu e-przedsiębiorców decyduje się na zainwestowanie w PIM właśnie w momencie, gdy zmieniają silnik sklepu. Podczas migracji chcą przejść na lepsze dla nich rozwiązanie, ale równocześnie dołączyć PIMa, który przy większej bazie produktowej jest nieoceniony podczas eksportu danych. Przy okazji ‘przesiadki’ na inne oprogramowanie dla sklepu internetowego, chcą w tym samym czasie wdrożyć dodatkowy system, by zautomatyzować procesy. 

W kontekście migracji warto wziąć pod uwagę szereg elementów, o których wspominaliśmy m.in. w tym artykule.

– Dla właścicieli sklepów, którzy myślą o ekspansji zagranicznej 

W sytuacji, gdy prowadzisz sklep internetowy, masz szeroki asortyment i kolejnym krokiem jest ekspansja na kolejne rynki, PIM może okazać się świetnym rozwiązaniem, ponieważ pozwala w jednym miejscu zarządzać (w tym również tłumaczyć) produktami, które znajdują się w wersji głównej sklepu oraz jej wersjach językowych. 

– Dla właścicieli sklepów, którzy przyjmują informacje o produktach z różnych źródeł

Bardzo często zdarzają się sytuacje, że informacje o produktach pozyskiwane są z kilku źródeł – np. otrzymujemy dane od producenta, osoby odpowiedzialnej za content, czy designera, który zajmuje się oprawą wizualną). W PIMie możesz gromadzić te informacje, a każdy z dostawców treści może mieć do niego dostęp w zdefiniowanym przez Ciebie zakresie, co w praktyce pozwala ograniczyć Twoje zaangażowanie. To Ty oczywiście możesz zdefiniować, jakie informacje wymagane są do publikacji produktu w sklepie. 

– Dla właścicieli sklepów, którzy wykorzystują  informacje o produktach w różnych kanałach sprzedaży 

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który prowadzi sprzedaż w różnych kanałach (np. sklep internetowy, sklep stacjonarny, marketplaces), to PIM będzie kluczowy, by zdefiniować, jakie informacje znajdują się w konkretnych źródłach. W praktyce zupełnie inne dane mogą być kierowane do eCommcerce, a inne trafią na Amazona, czy Allegro. 

Przykłady wykorzystania systemu PIM

Poniżej przedstawiamy przykłady wykorzystania systemu PIM w praktyce: 

  1. Kilka kanałów sprzedaży 

Jak uniknąć chaosu informacyjnego w sytuacji, gdy każdy z kanałów sprzedaży produktów ma inne wytyczne?  Wyobraźmy sobie, że sprzedajemy buty w swoim własnym eCommerce, na ebay, Allegro i w sklepach stacjonarnych. 

Do każdego z tych miejsc należy dostarczyć inne dane o produkcie. Dzięki systemowi PIM będziesz w stanie określić, jakie informacje mają zostać przekazane do danego źródła – unikniesz w ten sposób dziesiątek arkuszy Excel, a zyskasz pewność, że we wskazanym kanale znalazły się wymagalne, wcześniej zdefiniowane i przypisane do danego źródła sprzedaży dane. 

2. Rozbudowany asortyment produktów

Jeśli twoja baza produktów zawiera tysiące, dziesiątki tysięcy SKU, to dzięki systemowi klasy PIM będziesz w stanie znacznie szybciej wprowadzać nowe dane. Dzięki multi-akcjom np. możliwe będzie przypisanie do określonej grupy produktów nowego tagu. Tag ten może być w kolejnych krokach po stronie eCommerce przydatny do przypisywanie produktów np. do konkretnych grup klientów. 

Mając rozbudowany asortyment, zarządzanie nim po stronie PIM będzie znacznie wydajniejsze. 

3. Złożona specyfika danych produktowych 

W momencie, gdy twoje produkty posiadają złożone dane – bardzo rozbudowany opis, galerię produktową, tabelę ze specyfikacją, ikony produktowe, sekcję Q&A, praca nad takimi produktami często powierzana jest kilku osobom.

Dzięki wdrożonemu systemowi PIM, twoi pracownicy będą mogli pracować tylko nad przypisanymi do nich sekcjami – jeden będzie skupiał się nad contentem opisowym, drugi nam specyfikacją techniczną. Dzięki temu będziesz miał pewność, że dane zostały wprowadzone przez dedykowane, uprawnione osoby. 

4. Sprzedaż na kilku rynkach 

Jeśli prowadzisz sprzedaż na jednym roku i rozważasz sprzedaż zagraniczną, to proces przeniesienia i dopasowanie produktów dzięki PIM będzie zdecydowanie szybszy (co za tym idzie mniej kosztowny).

Dzięki PIM zgromadzimy wymagane dane i przetłumaczymy je na wskazany język. PIM posłuży również jako źródło do pełnej migracji z jednej wersji na kolejną. 

Korzyści wynikające z zastosowania systemu PIM

Do korzyści wynikających z zastosowania systemu PIM możemy, w oparciu o wcześniej zamieszczone informacje, zaliczyć przede wszystkim: 

  • centralizacja informacji o produktach
  • kontrola nad zamieszczonymi danymi
  • dystrybuowanie wskazanych danych do określonych kanałów sprzedaży 
  • zespołowa praca nad przypisanymi do konkretnych użytkowników sekcjami
  • standaryzacja informacji o produktach, z którymi klienci mają styczność w różnych miejscach
  • zoptymalizowane zarządzanie informacjami przechowywanymi w PIM

Korzyści wynikające z zastosowania systemu PIM i pełna ich pula będą ostatecznie zależne od tego, jakie funkcjonalności wokół systemu zostaną wdrożone. Każde e-biznes jest inny i stawia przed PIM inne wyzwania.

Jaki system PIM wybrać? 

Kluczową kwestią jest wybór odpowiedniego narzędzia. Bardzo istotne jest, by odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań, zdefiniować potrzeby i określić, czego oczekujemy od PIMa. Szczególnie należy zastanowić się nad tym: 

  • jaka jest baza produkowa?
  • jakie dane o produktach pozyskuję?
  • jaki jest stopień złożoności materiałów produktowych? 
  • w ilu kanałach prowadzona jest sprzedaż ?
  • czy zależy mi na nadawaniu uprawnień różnym użytkownikom?
  • czy system ma mieć spersonalizowane pode mnie funkcjonalności, czy wystarczą standardowo oferowane? 

Na rynku dostępnych jest kilka rodzajów systemu PIM: open source, SaaS, PaaS. Wśród liderów rynkowych możemy wymienić Akeneo, Ergonode, PimCore. Coraz większą popularność zyskuje również Plytix

Koszt wdrożenia PIMa uzależniony jest od kilku czynników. Kluczową kwestią jest decyzja, na jakie rozwiązanie się zdecydujemy. Jeśli ostatecznie skierujemy się w stronę PIMa w modelu open source, to co do zasady liczyć musimy się z bardziej czasochłonnym etapem implementacji, co naturalnie wpływa na ostateczny koszt całego projektu. 

Przyszłość systemu PIM w eCommerce

Nie ulega wątpliwości, że skala plusów, które wynikają z wdrożenia PIM jest ogromna. Warto jednak zastanowić się, jaka przyszłość czeka system PIM w eCommerce, biorąc pod uwagę uwarunkowania branżowe?

Odpowiadając na to pytanie, należy pochylić się nad ogólnym wzrostem eCommerce na świecie, ponieważ przyszłość PIM jest uzależniona właśnie w dużej mierze od niego. Na podstawie raportu Worldwide Ecommerce Forecast Update 2022 Digital Sales Growth Plummets as Overall Retail Returns to Pre-Pandemic Trendlines oczekuje się, że całościowo branża eCommerce w 2023 wyniesie ok. 6,3 miliardów dolarów, a w 2026 wynik, według szacunków, wzrośnie do 8,15 miliardów dolarów. Rynek eCommerce będzie stale rósł, na co wskazują nie tylko liczby, ale i ogólne trendy zakupowe – odchodzenie od zakupów offline. 

Wraz ze wzrostem branży, rosnąć będą oczekiwania kupujących, a te będą przekładały się na potrzeby właścicieli e-biznesów. 

Dostarczenie odpowiednich i wystarczających do podjęcia decyzji zakupowej danych o produktach będzie bardzo ważnym elementem. Wraz z rozwojem branży, wzrastać będą potrzeby wokół systemów integrujących się z platformami eCommerce, w tym również te związane z implementacją systemów PIM.

Niezależnie od wybranego systemu PIM, warto w pierwszej kolejności porozmawiać z ekspertami, którzy specjalizują się we wdrażaniu danego rozwiązania – ci we współpracy z przedstawicielami wybranego PIMa przeprowadzą prezentację rozwiązania, opowiedzą o procesie wdrożenia.



5/5 - (2 votes)

    Imię i nazwisko

    Adres e-mail

    Treść wiadomości